Emprende como Organizador de Eventos

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La organización de eventos es una excelente oportunidad de negocios para los emprendedores interesados en el marketing y, en particular, en la comunicación estratégica.  En la actualidad, la excesiva competitividad en determinados sectores económicos exige a las empresas y a las personas recurrir a este tipo de herramientas promocionales con la intención de dar a conocer una propuesta de valor única  Por ese motivo, los organizadores de eventos tienen una doble responsabilidad: conocer las necesidades de sus propios clientes y entender qué necesidades tiene el mercado seleccionado por esos clientes.

Como sabes, un evento puede ser cualquier tipo de reunión a través de la cual es posible dar a conocer productos y/o servicios tomando en consideración algunas pautas. Sin embargo, también es posible encontrar otros tipos de eventos que no tienen una función promocional sino informativa. Por ejemplo: las ceremonias, los congresos, los festivales y las convenciones.

Si te interesa el mundo de las comunicaciones y tienes el deseo de interactuar con distintas personas en un contexto formal, entonces podrías aprovechar algunas de las oportunidades que ofrece en la organización de eventos.

 

Soy BillBot el robot que se preocupa por tus finanzas y a continuación, te presento los aspectos más importantes de esta actividad económica  para que emprendas exitosamente como Organizador u Organizadora de Eventos:

 

Emprende como Organizador de Eventos¿Qué es Agencia de Organización de Eventos?

Como imaginas, una Agencia de Organización de Eventos es una entidad dedica a la planificación, producción y evaluación de distintas actividades que tienen una función informativa y, por lo general, promocional.

Es un sector con crecimiento continuo ya que, se favorece por el desarrollo de otros sectores económicos. Por ejemplo: Turismo, Gastronomía, Educación, Capacitación, Investigación o Entretenimiento.

 

En la actualidad, las agencias de organización de eventos hacen un uso intensivo de las nuevas tecnologías durante la prestación del servicio a tal punto que, ya es posible presenciar un seminario o una ceremonia sin la necesidad de estar físicamente presente en lugar donde se esté realizando.

 

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Importancia de la Organización de Eventos

Una organización destinada a la prestación de este tipo de servicios tiene un efecto positivo en el bienestar de la sociedad.

En el ámbito económico, la organización de eventos es una actividad que genera fuentes de empleos.

En ocasiones, esos empleos pueden ser continuos durante todo el año dependiendo de las características de cada localidad. Sin embargo, las oportunidades laborales pueden ser temporales por lo que, representan una fuente de ingresos alternativas que no requiere una dedicación exclusiva.

Otro de los beneficios económicos son los ingresos fiscales generados con la realización de los eventos.

Y por último, contribuye a la generación de empleos indirectos ya que, requiere de una gran variedad de proveedores dependiendo de la naturaleza de cada evento producido. Por ejemplo:

  • La preparación de alimentos y bebidas.
  • La confección de vestuarios.
  • La creación de material publicitario.
  • La renta del local y de vehículos.
  • La contratación de los servicios de seguridad.
  • Los servicios de animación, música y actividades similares.

Asimismo, favorece el desarrollo de las empresas y personas que contratan el servicio de organización del evento ya que, tienen la oportunidad de hacer crecer sus negocios con esa herramienta promocional.

En cuanto a los beneficios sociales, la organización de eventos favorece la multiculturalidad de las ciudades.

Además, crean un ambiente propicio para dar a conocer los valores y riquezas históricas, que sin la ayuda de las agencias de eventos, no logarían captar la atención apropiada del público. En especial, si se trata de un público joven.

 

¿Qué servicios ofrecen las Agencias de Organización de Eventos?

Cada agencia puede ofrecer un servicio especializado según las necesidades del mercado y sus recursos disponibles. Por ese motivo, es posible encontrar organización que se dedican exclusivamente a prestar servicios en el ámbito académico, culturales o turísticos. Por ejemplo: graduaciones, promociones o paseos en las que incluyen los servicios de  transportes y de alojamiento.

Mientras que otras organizaciones son más generales y pueden atender a un público mayor. En ese caso, las agencias están dedicadas a prestar el servicio desde el diseño del evento hasta la evaluación del mismo.

Por lo general, son organizaciones consolidadas con una cartera de clientes desarrollada y que son capaces de producir eventos para un mercado con distintas características.

En ocasiones, las agencias podrían prestar servicios conexos como son:

  • Campañas publicitarias.
  • Investigación de Mercados.
  • Capacitación y Desarrollo.
  • Redacción Publicitaria.
  • Relaciones Públicas.

Por todo lo anterior, es posible reconocer la naturaleza dinámica y multifacética de los Organizadores de Eventos quienes deben estar preparados para prestar una experiencia memorable a sus clientes.

 

  • Tipos de Organización de Eventos

En la actualidad, es posible encontrar una gran variedad de organizaciones que prestan este tipo de servicios. Por ese motivo, podrían clasificarse como: pequeñas, medianas y grandes empresas dependiendo del número de empleados y de la cantidad de ingresos percibidos.

En función del público que atiendan, podrían dedicarse a la prestación de servicios al mercado corporativo (empresas) y al mercado de consumo (personas que soliciten un servicio de organización de eventos).

Si te interesan otras actividades económicas, entonces puedes combinar ambas pasiones al prestar un servicio de organización de eventos en el ámbito que más te interese o que tenga mayor demanda en el mercado. Algunos ejemplos serían:

La Organización de Eventos Académicos

Los más comunes son: los actos de grados, los congresos y las convenciones que reúnen a estudiantes, docentes y profesionales en fechas conmemorativas para intercambiar y compartir distintas experiencias.

La Organización de Eventos Culturales

Este tipo de servicio es indispensable para conservar y dar a conocer la herencia cultural de una determinada localidad. De esa manera, se fomenta el sentido de pertenencia de las personas y conocen cuáles son sus raíces.

Por lo general, se recurre a este servicio en las celebraciones religiosas, fechas que tienen importancia histórica o para promocionar las actividades de organizaciones como museos, bibliotecas, galerías de arte, entre otros.

La Organización de Eventos Deportivos

Son muy comunes en la actualidad. En este tipo de eventos, el respaldo de los patrocinadores de marcas de ropa, calzado y bebidas es esencial para lograr la sostenibilidad del negocio.

La Organización de Eventos Sociales

Los eventos sociales contribuyen a reafirmar el compromiso que las organizaciones tienen por el bienestar de las personas. En la actualidad, están representados por los Programas de Responsabilidad Social.

La Organización de Eventos Empresariales

La organización de los eventos corporativos es una experiencia que ayuda a captar y consolidar la preferencia del público.

Por cierto, ¿cuántas veces has asistido a una feria o exposición comercial antes de comprar un producto?. Entonces, comienza a aplicar el benchmarking cada vez que acudas a uno de esos eventos a partir de este momento.

 

Emprende como Organizador de Eventos¿Qué necesitas para ser un(a) Organizador(a) de Eventos?

Como cualquier otro emprendimiento, necesitas algunas competencias específicas y otras generales para tener éxito en un sector cada vez más competitivo. Además, es imperativo disponer de algunos recursos elementales que te ayudarán a incrementar tus posibilidades de éxito en el mercado que escojas.

Para trabajar como Organizador u Organizadores de eventos debes demostrar algunas habilidades como:

  • Liderazgo y Trabajo en Equipo.
  • Comunicación Efectiva.
  • Toma de Decisiones.
  • Enfoque en los Resultados.
  • Negociación.
  • Inteligencia Emocional.
  • Pensamiento Analítico.
  • Habilidad Numérica.

Como imaginas, es una actividad muy exigente en la debes resolver distintas problemas en cada una de las etapas que conforman la prestación del servicio. Por ese motivo, la tolerancia a la frustración y la empatía se convierten en un elemento diferenciador entre las personas que se dedican profesionalmente a este sector.

En cuanto a la preparación académica, los organizadores de eventos pueden comenzar sus emprendimiento si tienen conocimientos o formación en temas de Marketing, Publicidad, Relaciones Públicas, Comunicación, Ciencias Empresariales, Turismo o Economía.

Sin embargo, más que una titulación universitaria (que muchas veces puede dar mayor respaldo a los servicios ofrecidos) es necesario tener experiencia en la atención del público.

Recuerda que, el propósito de este tipo de servicio es establecer un canal de comunicación efectiva y, por tanto, siempre será oportuno elaborar un mensaje que sea útil y oportuno para las personas que asistan al evento.

Es por ese motivo, que debes desarrollar tu networking si vas a incursionar en este sector. Tener los contactos apropiados puede ser favorable para la búsqueda de proveedores, intercambiar ideas, conseguir socios o inversionistas y, por supuesto, llegar a tus primeros clientes.

La organización de eventos es una actividad que requiere un aprendizaje continuo para superar las adversidades y  diferenciarte de tus competidores. De esa manera, tu emprendimiento será lo suficientemente rentable para garantizar su participación en el mercado.

 

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Pasos a seguir para Organizar un Evento

Como imaginas, cada agencia tiene sus propios procedimientos y su método de trabajo puede variar según las necesidades de cada cliente. En esta ocasión, te presentaré cuáles son los pasos más comunes para organizar un evento exitosamente:

 

Detecta una necesidad, establece los objetivos y formula tus estrategias

Por lo general, la producción de un evento inicia con la detección de una necesidad. No importa si quien organiza el evento será la propia empresa que tiene esa necesidad o si se trata de una agencia que se encargará de prestar ese servicio.

Como imaginas una necesidad, podría surgir por el declive de las ventas, el desconocimiento de un producto, la celebración de una fecha importante o cualquier otra circunstancia en donde sea necesario comunicar alguna información a un público previamente identificado.

Luego de haber detectado la necesidad, se procede a la creación de los objetivos del evento. De esa manera, los esfuerzos y los recursos van a concentrarse para alcanzar ese propósito.

Recuerda que, los objetivos deben ser concretos, medibles y, por supuesto, alcanzables para satisfacer las necesidades del público que hayas escogido y que asistirá al evento. De lo contrario, el evento podría terminar siendo un gasto innecesario de dinero.

La formulación de las estrategias te va a ayudar a definir tus cursos de acción. En otras palabras, determinar de qué manera vas a alcanzar tus objetivos.

En esta etapa de la prestación del servicio, necesitas analizar el ambiente interno de la organización que te haya contratado y también analizar las condiciones externas de la misma para poder crear el concepto del evento más adecuado a sus necesidades.

 

Define la fecha, el lugar y los requerimientos del evento

En esta etapa de la planificación, necesitas recurrir al uso de calendarios, cronogramas, listas de chequeos y presupuestos. Como imaginas, son elementos indispensables para tener una gestión efectiva de los recursos y hacer frente a los imprevistos durante la prestación de todo el servicio.

Luego de haber elaborado las herramientas anteriores, inicia el proceso de convocatoria o de invitación del público y, dependiendo de la naturaleza del servicio, también necesitas crear un listado de las personas que asistirán, el diseño de las entradas y cualquier otro método de control asistencia para contratar el servicio de catering y del transporte si corresponden.

 

Consigue una experiencia memorable durante la presentación del evento

La fase dinámica del evento es la más exigente porque vas a estar en contacto directo con el público destinatario. Por ese motivo, la ejecución de las actividades deben ser las indicadas en tu convocatoria o invitación. Si ocurriese lo contrario, el público se sentiría engañado y todo el esfuerzo realizado podría fracasar.

Entonces, esfuérzate por conseguir la aceptación del público y trabaja coordinadamente con el resto del equipo que hayas contratado. Como imaginas, un evento podría tener un tiempo de ejecución de algunas horas. Otros podrían durar algunos días o semanas mientras que otros podrían durar incluso meses.

Por ese motivo, si estás iniciando en el sector, debes aceptar contratos que tengan una extensión de tiempo que puedas manejar satisfactoriamente hasta conseguir la experiencia necesaria para aceptar negocios de mayor envergadura.

 

Emprende como Organizador de EventosEvaluación del evento

La evaluación es un mecanismo de control indispensable para conocer las repercusiones del evento. De esa manera, es posible saber qué tan rentable puede ser la inversión realizada y tomar decisiones acertadas para el posicionamiento de la marca.

Como imaginas, es proceso que debe realizarse con objetividad para que sea de mayor provecho.

Algunas de las fuentes e indicadores más importantes serían: la aparición en los medios de comunicación tradicionales, las menciones en las Redes Sociales, las propuestas de ventas o de intenciones de ventas, la captación de correos electrónicos o la organización de futuras entrevistas de negocios.

El proceso de evaluación finaliza con la elaboración de un informe de desempeño y la formulación de algunas recomendaciones cuya extensión varía según las necesidades de cada organización.

 

7 Tips digitales para tener un emprendimiento exitoso

Aprovecha el Marketing Digital para la organización de los eventos. Las Redes Sociales son un canal de comunicación muy efectivo para llegar a un público muy amplio y permite una participación en tiempo real. Entonces, aprovechas esas herramientas para hacer encuestas, enviar invitaciones y publicar los beneficios del evento.

Publica fotos y vídeos periódicamente para dar a conocer cómo avanza la producción del evento. De esa manera, el público tendrá mayor interés por asistir al evento.

Realiza concursos y sorteos de entradas al evento para que el nivel de interacción sea alto desde el primer momento.

Aprende de tus competidores monitoreando sus actividades online y offline. De esa manera, tu proceso de aprendizaje será continuo y puedes prestar un servicio cada vez más profesional.

 

Expresa agradecimiento a través de vídeos o notas de prensa. Anima a tus clientes a crear un contenido digital lo suficientemente creíble y honesto para agradecer al público por haber asistido. Asimismo, utiliza la ocasión para reafirmar el compromiso que tiene la marca con sus consumidores o usuarios.

¿Necesitas más ayuda para incursionar en esta interesante actividad?. ¿Qué consejos o sugerencias les darías los nuevos emprendedores?. Te invito a interactuar conmigo y juntos aumentaremos las posibilidades de éxito de las personas talentosas como tú.

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