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5 Beneficios de Hacer un Presupuesto

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La Planificación Financiera es una etapa fundamental en la gestión de cualquier actividad que realices ya sea, como una persona emprendedora o porque sea una de tus funciones en el trabajo.

En la actualidad, la figura del presupuesto se ha convertido en uno de los documentos más característicos del proceso de planeación porque representa un cálculo anticipado de ingresos y gastos necesarios para alcanzar un objetivo.

 

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Aunque el nivel de complejidad depende de las necesidades de cada organización, este instrumento puede ser elaborado periódicamente para conseguir los objetivos deseados.

Por lo general, cada presupuesto se elabora siguiendo las políticas y lineamientos de cada empresa o institución. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el proceso puede estar formado por las siguientes etapas:

 

Planificación: consiste en el análisis interno y externo de la organización. En esta fase, se establecen los objetivos, se determina el alcance y se formulan estrategias.

Elaboración: requiere la intervención de los distintos miembros de la organización ya que, incluye las áreas de venta, producción, administración y finanzas para cuantificar en términos monetarios los ingresos y egresos necesarios para realizar las actividades previstas.

Ejecución: es la etapa dinámica del proceso. Por ese motivo, requiere de la apropiada sinergia entre todos los recursos disponibles en la organización.

Evaluación: es una fase de control en la que se compara lo ejecutado con los estándares de desempeños seleccionados y otros aspectos de la planificación. La evaluación puede tener una periodicidad diaria, semanal, mensual, anual o cualquier otro que sea conveniente para la organización.

 

Ahora que conoces la definición y cuáles las etapas generales de ese instrumento planificación, te presento a continuación 5 Beneficios de Hacer un Presupuesto:

 

5 Beneficios de Hacer un Presupuesto

  • Permite proyectar los Ingresos

Como sabes, un Presupuesto es un instrumento de Planificación que puedes elaborarlo para determinar anticipadamente cuáles son tus fuentes de ingresos y qué cantidad de dinero recibes por cada una de ellas.

La proyección de ingresos es indispensable para aprovechar los recursos financieros personales, familiares y organizacionales. De otra manera, tus decisiones y acciones no estarían basadas en un criterio riguroso o responsable.

En la actualidad, existen muchos métodos para estimar los ingresos percibidos por el desarrollo de cualquier actividad económica.

Una manera muy efectiva de realizar esas estimaciones puede obtenerse a partir de registros históricos a través de facturas, contratos o cualquier otro documento similar. En ocasiones, es también oportuno considerar los niveles de inflación para realizar cálculos ajustados a la realidad de la economía nacional.

En función de las necesidades de cada empresa u organización, puede ser necesaria la participación de profesionales especializados en el sector para realizar proyecciones de los ingresos durante un período de tiempo determinado. De esa manera, las entrevistas se convierten en un excelente instrumento de recolección de datos durante ese proceso.

Si tienes una empresa o trabajas en el área de ventas de una empresa, seguramente sabes que, la Fuerza de Ventas también tiene un rol significativo para realizar cálculos anticipados sobre los niveles de ingresos.

Ellos conocen el mercado ya que, estén en contacto directo con los clientes por lo que, tienen información actualizada sobre las intenciones de compras y, en ocasiones, conocen aspectos relevantes sobre el comportamiento del consumidor.

En el ámbito personal, la estimación de los ingresos puede ser un proceso menos complejo si trabajas bajo relación de dependencia. Es decir, si laboras continuamente para una organización y percibes un salario estable durante todo el año.

Sin embargo, esa situación puede ser distinta si recibes ingresos adicionales que dependan de tu desempeño, trabajes por comisiones o trabajes de manera independiente.

En cualquiera de los casos anteriores, será necesario hacer cálculos de manera objetiva, responsable y prudente porque sólo así evitas cometer uno de los errores más comunes de la gestión financiera: hacer cálculos exagerados que creen expectativas, pero al final sólo generen de deudas.

 

  • Ayuda a determinar los Gastos Anticipadamente

Tener conocimiento sobre los gastos personales, familiares o de cualquier otra índole te permite un mejor control de las finanzas.

Cuando elaboras un presupuesto, identificas cuáles son las partidas y qué cantidad de dinero debes gastar en ellas.

De esa manera, determinas de manera anticipada cómo vas a utilizar el dinero y, si es necesario, comienzas a tomar decisiones inteligentes porque vas a dar prioridad a lo que realmente es importante.

Como sabes, los gastos pueden clasificarse de distintas maneras y, por tanto, deben responder apropiadamente a la naturaleza y actividades de cada organización. Sin embargo, los gastos pueden estar agrupados en distintos presupuestos; siendo los más comunes:

  • El Presupuesto de Compra.
  • El Presupuesto de Inventario.
  • El Presupuesto de Producción.
  • El Presupuesto de Gastos Administrativos.
  • El Presupuesto de Gastos de Ventas.
  • El Presupuesto de Gastos Financieros.

Cada uno de esos instrumentos de planificación debe ser formulado tomando en consideración la opinión y experiencia de los colaboradores de cada departamento. De esa manera, las cifras pueden ser más cercanas a la realidad y evitarás así cualquier tipo de improviso.

Sin embargo, el proceso de elaboración de un presupuesto de incluye solamente la identificación y elección de los gastos que se deben realizar sino la búsqueda continua de la optimización de esas erogaciones monetarias.

Es por eso que, las organizaciones (y cualquier otro grupo social) se esfuerzan día a día por cumplir sus objetivos, pero al mismo tiempo, buscan encontrar mejores métodos para realizar sus actividades.

Un presupuesto de gasto es un instrumento de planificación que debe formularse luego de haber finalizado el presupuesto de ventas. De esa manera, ambas proyecciones van a ser coherentes porque la primera va a dirigir los esfuerzos y recursos que deben utilizarse para alcanzar los objetivos planteados.

 

  • Facilita la Toma de Decisiones

En ocasiones, la intuición se convierte en el único “método” utilizado por algunas personas para planificar sus vidas. Sin embargo, representa un comportamiento poco responsable en un contexto tan dinámico, cambiante y exigente como el actual en donde una “mala decisión” puede poner en juego todo un patrimonio.

¿Cuántas veces te has preguntado qué actividad, inversión o proyecto sea más oportuno realizar?. Seguramente, ha sido más de una ocasión y, no sólo en el ámbito personal sino también en el profesional y en el laboral porque son muchas las decisiones que tomas a diario.

Como sabes, la toma de decisiones puede ser un proceso sencillo si los resultados pueden conocerse tempranamente o tiene un nivel de riesgo muy bajo.

Desafortunadamente, las decisiones más trascendentales son las que implican mayores riesgos y debes esperar un período de tiempo prudente para conocer si has hecho lo correcto.

Cuando existen distintas opciones y todas parecen ser igual de beneficiosas, tienes la necesidad de recurrir a algún mecanismo de proyección para evaluar los escenarios.

El presupuesto te ayuda a cuantificar lo que puedes ganar o gastar en las distintas actividades que sean de tu interés. De esa manera, es posible hacer comparaciones y conocer anticipadamente cuál puede ser la alternativa más conveniente tomando en consideración algunos de los factores o variables más determinantes.

Recuerda que, las buenas decisiones son las que realizas luego de analizar la información correcta.

Por ese motivo, debes esforzarte en buscar, recoger y evaluar qué es útil e importante para ti porque sólo así podrás usar tus esfuerzos y tus recursos de una manera efectiva.

 

  • Favorece la aplicación de Acciones Correctivas5 Beneficios de Hacer un Presupuesto

Aunque el presupuesto sea una “guía” para realizar todas las acciones que hayas previsto, no deja de ser un documento flexible que puedes modificar periódicamente, para adaptarlo a los cambios.

Como imaginas esos cambios pueden ser de carácter político, legal, económico, social y tecnológico por mencionar tan sólo algunas fuerzas de carácter externo. Sin embargo, también podrías modificar tu presupuesto en función de tus objetivos, recursos disponibles o cualquier otro factor de carácter interno que pueda tener influencia en tu desempeño.

Los mecanismos de control más empleados durante esta etapa del proceso administrativo son: las facturas, los contratos, los recibos, las nóminas y, por supuesto, los estados financieros que incluyen a todos los anteriores.

Cuando aparecen desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado, es necesario realizar algunos cambios en la manera que estás realizando tus tareas, actividades o negocios.

Por lo general, las personas rechazan aplicar medidas de corrección a sus planes porque tienen miedo al fracaso y piensan que, han cometido errores o que su desempeño ha sido inferior al que debían tener.

Sin embargo, esa actitud pone en riesgo cualquier idea de negocio en la que trabajes. Recuerda que, las modificaciones puedes realizarlas cuando aparezcan oportunidades que puedes aprovechar o amenazas que debes evitar o manejar.

Esas acciones correctivas pueden ser anticipadas si los mecanismos de control lo permiten, pero la mayoría de las veces, esas correcciones tienen una naturaleza proactiva y exigen el mismo nivel de compromiso por parte de los miembros de la organización.

En la actualidad, puedes hacer uso de la tecnología para identificar los cambios y aprovecharlos oportunamente para tu crecimiento personal y profesional.

Por ese motivo, debes revisar y consultar diariamente los distintos portales de noticias, blogs especializados, libros electrónicos, vídeos tutoriales o cualquier otra fuente de información que sea útil para ti.

 

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  • Mejora la Gestión Financiera

Como te comenté, el Presupuesto es un instrumento de planificación que te permite hacer cálculos estimados y expresados en términos monetarios cuando se desea tener una mejor gestión financiera.

Recuerda que, la  situación financiera de una entidad puede conocerse a través del análisis de ciertos indicadores que, individualmente no aportan suficiente información, pero que, en conjunto, pueden ayudar a determinar a quién sea más prudente conceder un crédito, por ejemplo.

En ese contexto, algunos de los indicadores más importantes son: la liquidez, la prueba ácida, la razón de deuda, el rendimiento sobre ventas, el ciclo de efectivo o la tasa de crecimiento anual.

Por ese motivo, es común escuchar y leer términos como: “Presupuesto Personal”, “Presupuesto Familiar”, “Presupuesto Empresarial” y “Presupuesto Público” que cumplen un papel significativo en el manejo de los recursos financieros.

En la actualidad, hay muchas herramientas para elaborar ese tipo de instrumentos desde las alternativas más tradicionales, como lo son el papel, el lápiz y la calculadora, hasta opciones tecnológicas como las hojas de cálculo, aplicaciones digitales y los programas especializados para la administración de las fianzas.

 

No importa si tus conocimientos son básicos por ahora. Con un poco de paciencia y el deseo por sacarle mayores beneficios a tus recursos, las distintas herramientas de la Educación Financieras que te ofrezco, pueden ser de mucha utilidad para ti.

 

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